איך מחברים לידים מפייסבוק ל-Airtable, כך שכל ליד מגיע עם המקור שלו

לידים מטופס פייסבוק מגיעים למייל או לקובץ. מישהו מעתיק אותם, ובדרך הולכים הזמן והמקור.

כשהליד נכנס בלי להיות מסומן, אי אפשר לדעת איזה קמפיין ומודעה הביאו אותו. וכשהוא מחכה בתיבה עד שמישהו נזכר, הוא מתקרר.

חיבור לידים מפייסבוק לאיירטייבל סוגר את שני הפערים: כל ליד נכנס לטבלה אחת, עם המקור שלו, ומשם אפשר לחזור אליו ולמדוד אותו. המאמר מסביר למה Airtable מתאים לזה, איך הליד מגיע אליו, מה חייב לעבור איתו, ומה קורה אחרי שהוא נכנס.

ההסברים מבוססים על התיעוד הרשמי של הכלים, וכוללים עקרונות ולא הוראות צעד אחר צעד, כי ממשקים משתנים.

למה Airtable מתאים לתפקיד הזה

Airtable הוא טבלה שקל להבין, וגם בסיס נתונים כשצריך. לפי התיעוד הרשמי שלו, יש בו עשרות סוגי שדות, ולכן אפשר להגדיר שדות שמתאימים בדיוק ללידים: מקור, קמפיין, סטטוס, אחראי, תאריך.

• תצוגות. אותה טבלה יכולה להיראות כרשימה, כלוח עמודות לפי סטטוס (קנבן), כלוח שנה או כטופס. ליד חדש נראה אחרת למי שחוזר אליו ולמי שמודד.
• אפליקציה לנייד. יש אפליקציה ל-iOS ול-Android, כך שאפשר לראות ליד חדש ולחזור אליו ישר מהטלפון.
• אוטומציות מובנות. לפי התיעוד, אוטומציות ב-Airtable יכולות להפעיל התראות, לחסוך עבודה חוזרת ולחבר כלים.

על ההיכרות הרחבה עם הכלי כתבתי במאמר 13 דברים שצריך לדעת על מערכת Airtable, ועל השימוש בו כ-CRM קטן במאמר כל הסיבות למה כדאי להשתמש ב-Airtable כ-CRM.

איך הליד מגיע ל-Airtable

את הלידים מטפסי מטא מחברים ל-Airtable דרך כלי אוטומציה כמו Make.

לפי התיעוד של Make, יש לו אפליקציית Facebook Lead Ads עם מודולים לצפייה בלידים חדשים ולשליפת פרטי ליד, ויש לו אפליקציית Airtable עם פעולות כמו יצירת רשומה. הרעיון: ליד חדש מתקבל ב-Make, ורשומה חדשה נוצרת בטבלה.

שני תנאי הקמה מהתיעוד של Make ראויים לציון: צריך חשבון Business Manager, ולהקצות את Make כ-CRM בהגדרות הגישה ללידים. בלי ההקצאה, הטפסים עלולים להגיע ריקים.

מה Make מחזיר על ליד

התיעוד של Make אינו מפרט אילו שדות בדיוק מוחזרים על ליד. לפי מטא, נתוני הליד כוללים, בין השאר, מזהה מודעה, מזהה טופס ושעת יצירה, וגם את תשובות הטופס.

המשמעות המעשית: מה שמגיע בפועל לטבלה נקבע בשלב הבנייה, ולכן כדאי להריץ ליד בדיקה ולבדוק שכל פרט הגיע לשדה הנכון. כלי הבדיקה של מטא ללידים (Lead Ads Testing Tool) מיועד לזה.

מה חייב לעבור עם כל ליד

ארבעה פרטים הופכים ליד לנתון שאפשר לעבוד איתו, וכל אחד מהם צריך להיות בשדה נפרד ולא בהערה חופשית:

• שם הקמפיין. כדי לדעת איזה קמפיין הביא את הליד.
• קבוצת המודעות והמודעה. כדי לדעת מה בדיוק עבד.
• תאריך ושעה. כדי למדוד כמה זמן עבר עד שחזרו אל הליד.
• מי אחראי לחזור. כדי שלכל ליד יהיה בעלים.

שדה נפרד אפשר לסנן, לקבץ ולחשב לפיו. הערה חופשית אפשר רק לקרוא.

יש גם עניין של עקביות: כדי שהלידים של קמפיין אחד יסוכמו יחד, כדאי ששמות הקמפיינים יהיו זהים בין מטא לטבלה. קמפיין שנקרא בשני שמות שונים ייספר פעמיים, וההוצאה עליו לא תתחבר ללקוחות שסגרו.

איפה מתחילים

לפני שבונים את החיבור, שלוש החלטות מקצרות את הדרך:

• אילו שדות הטבלה תכלול, ומהם חובה בכל ליד.
• מי אחראי לחזור לליד חדש, ותוך כמה זמן.
• איזה סטטוס מסמן ליד שנסגר, כדי שהספירה בדשבורד תהיה אחידה.

כשההחלטות האלה כתובות, החיבור עצמו הוא החלק הקצר.

מה קורה ב-Airtable אחרי שהליד נכנס

כאן נקבע אם ליד הופך ללקוח. ארבעה דברים עובדים יחד:

• התראה מיידית למי שחוזר. אוטומציה בטבלה שולחת הודעה כשרשומה חדשה נוצרת, והליד לא מחכה עד שמישהו פותח את הקובץ.
• סטטוס שמתעדכן עד סגירה. שדה בחירה מאפשר לראות איפה כל ליד עומד: חדש, בשיחה, הצעה, סגור או לא רלוונטי.
• רצף מעקב. מי שלא נענה בפעם הראשונה מקבל תזכורת, בלי שמישהו צריך לזכור.
• תצוגה שמחברת הוצאה ללקוחות. לפי התיעוד של Airtable אפשר להוסיף שדות מחושבים, ובעזרתם להציג לכל ערוץ את ההוצאה הפרסומית לצד מספר הלקוחות שסגרו.

איך החיבור הופך למספר שמחליטים לפיו מוסבר במאמר כמה עלה לך לקוח משלם בחודש שעבר, ומאיזה ערוץ הוא הגיע.

כמה זה עולה

לפי עמוד התוכניות הרשמי של Airtable, התוכנית החינמית מוגבלת ל-1,000 רשומות בבסיס ול-5 משתמשים עם הרשאת עריכה. תוכנית Team היא בתשלום לפי משתמש, והיא כוללת מגבלת רשומות גבוהה יותר. לפי עמוד המחירים, משתמשים שהם קוראים בלבד, טפסים וקישורי שיתוף אינם נספרים כמושבים בתשלום.

לשכבת מדידה מספיקים בדרך כלל מושב אחד או שניים: של בעל העסק, ושל מי שמסתכל על הדשבורד. אין צורך במושב לכל עובד. המחירים משתנים, ולכן כדאי לבדוק את העמוד הרשמי לפני שמחליטים.

כשהלידים כבר נכנסים למערכת אחרת

אם הלידים כבר מגיעים ל-Monday, ל-Fireberry או למערכת אחרת, אפשר להמשיך איתה. Airtable יכול לשמש שכבת מדידה מעליה: הנתונים מגיעים אליו מהמערכת הקיימת, ומשם מחשבים עלות ללקוח משלם לפי ערוץ. החיבור המובנה של Monday ושל Fireberry מוסבר במאמר איך מחברים לידים מפייסבוק ל-Monday או ל-Fireberry.

הקמת החיבור והמדידה

הקמה נכונה היא בעיקר החלטות: מה עובר, לאיזה שדה, ומה קורה אחר כך. הצד הטכני משתנה לפי הכלי ולפי הזמן, ולכן המאמר הזה לא נכנס להוראות מפורטות.

את החיבור הזה אני מקימה על הקמפיינים שכבר רצים: כל ליד מגיע עם הקמפיין והמודעה שהביאו אותו, נכנס לרצף מעקב, ונספר בדשבורד עלות ללקוח משלם לפי ערוץ. החיבור נבנה ב-Make והמדידה ב-Airtable, עם מושב או שניים לבעל העסק, ובלי להחליף את מה שכבר עובד.

פירוט על ניהול הקמפיינים עצמו מופיע במאמר כמה עולה ניהול קמפיינים בפייסבוק ובאינסטגרם.

שאלות נפוצות